Wyjazd służbowy przez niektórych traktowany jest jak przywilej, przez innych jako przykry obowiązek, jednakże w obu przypadkach trzeba przygotować się do delegacji, aby uniknąć kłopotów.
Warto przed wyjazdem ustalić z pracodawcą wszystkie szczegóły, np. z jakich środków transportu możemy korzystać, a jakich mamy unikać, w jaki sposób mamy rozwiązać kwestię noclegu, czy mamy pobrać zaliczkę i w jakiej kwocie, czy będziemy dysponować budżetem na inne wydatki np. na zaproszenie klienta na obiad. Takie ustalenia warto przeprowadzić przed wyjazdem tak by można zaplanować całą delegację i by uniknąć nieprzyjemności po powrocie.
Należy pamiętać, że to pracodawca wysyła pracownika w podróż i to pracodawca określa jak ma przebiegać cały proces wyjazdu, coraz części pracodawcy w przypadku podróży krajowych preferują podróże pociągami, ponieważ, jest to stosunkowo tani transport, szybszy niż podróż autem, a dodatkowo pracownik w trakcie podróży może nadal pracować, ponieważ coraz więcej składów jest wyposażonych gniazdka elektryczne oraz stolik umożliwiające korzystanie z laptopa.
Przed wyjazdem warto też zadbać o to by zabrać ze sobą odpowiednie dokumenty, paszporty, wizy, karty firmowe, polecenie podróży (jeśli niezbędne jest jej podbicie na miejscu), vouchery, bilety, prawo jazdy, czy innego rodzaju dokumenty np. przepustki.
Warto pamiętać, że każda podróż wiąże się z ryzykiem utraty życia lub zdrowia, szkody komunikacyjne, wypadki to istna plaga, niestety pracodawca nie ma obowiązku dodatkowego ubezpieczania pracowników, niektóre firmy, mimo braku przymusu mimo wszystko wykupują dodatkowe polisy, ale jest to zazwyczaj rzadkość. W takim przypadku warto samemu wykupić dodatkowe ubezpieczenie w przypadku gdy podróżujemy sporadycznie można wykupić krótkie incydentalnie ubezpieczenie, w przypadku gdy nasza praca to ciągła delegacja warto zastanowić się stałą polisą na zdrowie i życie, a najlepiej wynegocjować takie świadczenie u pracodawcy.
Ogólnie pracodawca nie ma obowiązku pytania pracowników o zgodę na wyjazd służbowy, jednakże są od tego wypadku wyjątki, odmówić wyjazdu w delegację bez żadnych konsekwencji mogę kobiety w ciąży oraz osoby opiekującej się dzieckiem poniżej 4 roku życia.